ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ KIEROWNIKA

Elżbieta Nell Chojnowska

Zorganizowany kierownik to dobry kierownik. Co jednak oznacza termin „zorganizowany”? Jak kierownik zarządza swoim czasem, a jak powinien?

Wyniki badań nad organizacją pracy współczesnych kierowników (menedżerów) nie pozostawiają wątpliwości, że większość czasu pracy jest poświęcona działaniom zainicjowanym przez przełożonego wyższego szczebla. Typowy kierownik pracuje wprawdzie bardzo intensywnie, ale nieregularnie, zajmując się dużą liczbą szybkich zadań i podejmując spontaniczne decyzje. Jednakże w rzeczywistości menedżer musi funkcjonować w sieci współzależności, musi dbać o poprawne stosunki nie tylko z przełożonymi ale również z podwładnymi oraz z osobami spoza organizacji.

W pracy spędzamy blisko jedną trzecią swojego życia. Etatowe osiem godzin to niemało. Dlatego, niejednokrotnie mamy wrażenie, że czas pędzi, a zaległości wciąż przybywa. W takiej sytuacji warto więc przyjrzeć się organizacji swojej pracy i być może zmodyfikować pewne przyzwyczajenia.

Właściwe zarządzanie sobą w czasie jest niezwykle istotne, gdyż w pełni pozwala  wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową oraz życie prywatne niezależnie od pełnionej funkcji w organizacji. Dobra organizacja czasu pracy ma umożliwić efektywne wykorzystanie czasu w godzinach służbowych.

Organizacja pracy własnej – gospodarowanie czasem to umiejętność (przypominająca księgowanie czy pracę w komputerowej bazie danych), która polega na skutecznym funkcjonowaniu w dzisiejszym świecie poprzez wypracowanie pewnych zdolności, takich jak:

  • korzystanie z planera lub terminarza
  • spisywanie listy „spraw do załatwienia”
  • wytyczanie celów
  • powierzanie obowiązków
  • organizowanie zadań
  • ustalanie priorytetów

 

Metody i reguły planowania swojego czasu

  1. Wyznaczanie celu

Najważniejszą, podstawową rzeczą w organizowaniu własnego czasu pracy jest ustalenie celu. Określenie celu pozwala nam obrać najkrótszą drogę do tego, co chcemy osiągnąć. Cel działa jak latarnia morska wskazująca statkom kurs. Bez świadomości celu możemy łatwo się zagubić i wykonywać wiele niepotrzebnych zadań, które tylko obciążają nasze zasoby i nie zbliżają nas do osiągnięcia sukcesu.

Ważne są odpowiedzi na pytania:

  • Co chcemy osiągnąć? Po co to chcemy to osiągnąć? Jak to osiągnąć?

Cele możemy podzielić wg różnych kategorii:

1. Oficjalne                             1. Ogólne                               1. Długoterminowe (Strategiczne)

2. Ukryte                                 2. Szczegółowe                     2. Krótkoterminowe (Operacyjne)

Ustanowienie celów długoterminowych jest ważne dla zachowania kierunku planowanego rozwoju, natomiast krótkoterminowe cele pozwalają na codzienną realizacje zadań. Analizując cel mamy sposobność ocenić jego atrakcyjność, przydatność oraz niezbędne zasoby, jakimi powinniśmy dysponować aby go zrealizować.

 

S.M.A.R.T.

W wyznaczaniu celów warto stosować zasadę SMART.

SMART to akronim w języku angielskim, dosłownie znaczy sprytny. Zasada ta funkcjonuje w kilku wersjach i jest akronimem ze słów:

S – Specific – sprecyzowany, konkretny, nie ogólny;

M – Measurable – mierzalny;

A – Acceptable – ambitny, akceptowalny, atrakcyjny;

R – Realistic – realistyczny, realny możliwy do osiągnięcia;

T – Timely defined – określony w czasie, terminowy.

 

Cele zawodowe w ujęciu realizacji zadań służbowych

SPRECYZOWANY, konkretny, szczegółowy i dobrze zdefiniowany. Przekazuje informacje wprost wskazując na pożądany wynik. Dobrze sformułowany cel powinien komunikować, co przełożony chciałby, aby się zdarzyło i jaką ma wizję stanu docelowego.

MIERZALNY – to taki cel, którego realizację jesteśmy w stanie monitorować i mierzyć.

AMBITNY – cel nie może być zbyt trudny do osiągnięcia, bo wtedy podwładni tracą motywację. Nie może też być zbyt łatwy, bo wówczas nie stanowi wyzwania. Jeśli cel jest zbyt odległy w czasie, przełożonemu trudno jest zmotywować siebie i podwładnych do ich realizacji. Cel nie może być również zbyt łatwy do osiągnięcia, musi stanowić wyzwanie dla pracowników i motywować ich do działania.

REALISTYCZNY – to taki cel, który da się osiągnąć za pomocą posiadanych zasobów. Osiągnięcie każdego celu strategicznego organizacji wymaga zasobów takich jak kompetencje pracowników, środki finansowe, wyposażenie, procedury, itp. Realistyczny (istotny dla organizacji) – to kryterium szczególnie ważne z punktu widzenia zarządzanie przez cele, dotyczy priorytetów organizacji i powiązania działań pracownika z jej strategią.

OKREŚLONY W CZASIE – oznacza to, że cel ma mieć wyraźnie sformułowany termin realizacji. Terminy, same w sobie, mają bardzo dużą moc motywacyjną, zaś ich brak zmniejsza motywację, gdyż nie pojawia się wtedy presja zewnętrzna, np. w postaci negatywnych konsekwencji za niewykonanie zadania w terminie. Terminy są ważne zwłaszcza przy celach bardziej złożonych i projektowych, kiedy realizacja jednego celu uruchamia inne cele.

  1. Zasada Eisenhowera (matryca Eisenhowera)

Zasada Dwighta Davida Eisenhowera pozwala na ułożenie poszczególnych prac we właściwej kolejności.

Codzienne zadania możemy poukładać wg dwóch kryteriów: ważności oraz pilności.

Pilność oznacza związek z czasem wykonania zadania, uwarunkowana jest konkretnym terminem w kalendarzu. Są to również rzeczy, które muszą być zrobione szybko, natychmiast.

Ważność sprawy to priorytetowe w naszym życiu czynności, istotne dla naszego rozwoju, zdrowia, sprawy najważniejsze związane z wyznaczanymi przez nas celami.

  • Zadanie ważne i pilne (1) wykonaj osobiście i od razu (np. przygotowanie się do jutrzejszej prezentacji przed kierownictwem).
  • Zadanie ważne, ale mniej pilne (2), wykonaj w drugiej kolejności lub deleguj (np. wysłanie wiadomości o przyszłotygodniowym spotkaniu).
  • Zadanie nieważne, lecz pilne (3), zlec komuś innemu lub wykonaj w trzeciej kolejności (np. akceptacja faktur, którym mija termin płatności).
  • Zadania mało ważne i niepilne (4), wyrzuć do kosza (np. przejrzenie nadesłanych ofert, niezwiązanych z zadaniami komórki organizacyjnej).

Klasyfikacja zadań pod katem ważności i pilności.

  1. Wyznaczanie priorytetów według analizy ABC

Analiza ABC to pomysł na to, jak posegregować zadania, jakie przed nami stoją, aby zająć się realizacją tych, które faktycznie powinny zostać zrealizowane. Podstawą analizy ABC są obserwacje wynikające z praktycznych doświadczeń. Nadaje się ona do planowania działań w skali dnia, choć niektórzy stosują ją również w dłuższych odcinkach czasu.

  • Zadania typu ANajważniejsze zadania – zadania, które musisz wykonać – stanowią około 15% ogółu zadań i czynności stojących przed menedżerami. Natomiast ich udział w osiąganiu wyznaczonych celów wynosi około 65%.
  • Zadania typu BŚrednio ważne zadania – zadania, które powinieneś wykonać – stanowią około 20% ogółu zadań, ich wartość również wynosi 20%.
  • Zadania typu CZadania mniej ważne – zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po wykonaniu A i B – stanowią 65% wszystkich zadań a ich udział w wartości wynosi zaledwie 15% .
  1. Reguła 60:40

Reguła ta mówi, że nie należy planować całego czasu jaki ma się do dyspozycji. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:

  • ok. 60% czynności precyzyjnie zaplanowane;
  • ok. 20% czasu pracy ustanowić rezerwą czasową na czynności nieoczekiwane (czynności, których nie sposób zaplanować);
  • pozostałe 20% – jako rezerwa czasowa na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej).
  1. Zasada Pareto (reguła 80:20)

Zasada Pareto zwana potocznie regułą 80:20 mówi, że jeżeli wszystkie sprawy są uszeregowane według ich wartości, to 80% wartości pochodzi z 20% spraw, zaś pozostałe 20 % wartości można uzyskać z 80% spraw.

Większość ludzi święcie wierzy w to, że wszystkie ich działania zmierzające do realizacji określonych celów są tak samo istotne. To jednak nie jest prawda. Nie wszystkie telefony mają tę samą wagę, nie wszyscy klienci są równie ważni dla firmy, nie wszyscy są wydajni w równym stopniu.

Co to oznacza:

- Jedynie w ciągu 20% czasu zużytego na działanie osiąga się 80% wyników;

- W przeciwieństwie do tego, pozostałe 80% zużytego czasu przynosi tylko 20% ogólnej wydajności.

 

  1. Reguła Parkinsona

Reguła ta mówi, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa. Jeśli założymy, że zebranie potrwa godzinę, to zwykle zakończy się ono po godzinie, nawet jeśli cel zostanie osiągnięty wcześniej. Dzieje się tak ponieważ mamy tendencję do przedłużania działania tak abyśmy sprawiali wrażenie panujących nad zarządzaniem czasem. Reguła ta dotyczy czynności, które sami planujemy i/lub mamy na nie wpływ.

To prawo odnoszące się do niedoszacowania i przeszacowania czasu na realizację zadań. Wykonywanie zadań wydłuża się wprost-proporcjonalnie do czasu, jaki został przeznaczony na realizację tego zadania.

 

  1. Metoda ALPEN

Stosuje się ją do przygotowania harmonogramu dnia. Czas jej trwania to ok. 15 minut i stosuje się ją na początku każdego dnia. Nazwa ALPEN – to akronim od niemieckim słów:

1. (Aufgaben) – Zrób listę zadań przewidzianą na dany dzień.

2. (Länge schätzen) – Oszacuj czas trwania tych czynności i zsumuj ten czas.

3. (Pufferzeiten einplanen) – Zaplanuj czas trwania pamiętając o regule 60:40, czyli zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane. Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, czyli 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy.

4. (Entscheidungen treffen) – Decyzje – wyznacz priorytety i deleguj zadania stosując metodę Eisenhowera lub analizę ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.

5. (Nachkontrolle) – Kontroluj realizację. Rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny.

Dobry i skuteczny kierownik powinien wyrobić u siebie pewne nawyki umysłu, swego rodzaju kotwice utrzymujące właściwy kierunek postępowania w uzyskiwaniu efektywności działań. Oczywiście, nie od razu wszystkie w/w techniki organizacji pracy własnej kierownik wdroży w życie, ale spróbować zawsze warto.

Szukaj